Mettre en lumière les tâches à réaliser en toute fin et en tout début de mandat, afin d’assurer une transition en douceur – en cas de changement de majorité – et la continuité des services publics. C’est l’objectif du guide Piloter la gouvernance de fin et début de mandat, que vient de publier le CIG de la Grande couronne francilienne. 

Cette période, comme le souligne Jean-Laurent Nguyen Khac, directeur général du CIG, marque en effet « à la fois l’aboutissement d’un mandat et l’ouverture d’un nouveau cycle de gouvernance. La responsabilité des élus, comme celle des directions et des services est engagée, dans une période où les exigences de légalité, de neutralité administrative, de continuité du service public et de sécurité juridique sont particulièrement renforcées ». 

Affaires courantes

Ce guide très complet (230 pages) est structuré de manière chronologique, allant de la période pré-électorale à l’installation du nouveau conseil municipal, en passant par la « clôture »  du mandat et l’organisation du scrutin lui-même.  

Il faut rappeler pour commencer que le conseil municipal sortant reste compétent jusqu’à l’installation du nouveau, et susceptible de délibérer de plein droit en cas de besoin. Cette situation, on s’en souvient, s’était d’ailleurs prolongée pendant plusieurs mois en 2020, au pic de la crise du covid-19, quand trois mois de confinement avaient séparé le premier et le deuxième tour. Même battu politiquement, un exécutif communal reste compétent pour gérer la commune jusqu’à ce que son successeur s’installe. Le maire peut même célébrer des mariages… mais pas question, en revanche, « d’engager sur des choix politiques nouveaux ni sur des montants financiers disproportionnés ». 

Le guide fait un point précis sur la question des marchés publics, avant et pendant la période électorale, rappelant par exemple qu’il est fortement déconseillé de lancer avant les élections une procédure de passation de marché qui n’aboutirait qu’après celles-ci. Entre les deux tours, « seule la gestion des affaires courantes et urgentes peut être assurée », ce qui signifie que seuls des marchés publics « répondant à une urgence particulière »  peuvent être conclus pendant cette période.

Les auteurs du guide reviennent également sur la gestion des emplois contractuels et fonctionnels pendant cette période. 

Clôture

Un chapitre est consacré à la « clôture administrative et numérique »  du mandat, à commencer par le récolement administratif des archives, « étape incontournable »  autant qu’obligatoire. Il s’agit de « vérifier, inventorier et formaliser »  l’état des archives de la collectivité et de signer (de la main du maire) un procès-verbal, qui « acte le transfert de responsabilité des archives de l’élu sortant vers l’élu entrant », même s’il s’agit de la même personne en cas de réélection. Le guide décrit toutes les étapes de ce travail.

Il insiste également sur les tâches liées à la « clôture numérique » , qui exigent désormais une attention particulière : messageries électroniques, accès aux logiciels métiers, accès aux données concernant les élus ou les administrés… « En période de passation, l'absence d'anticipation peut engendrer des risques considérables,  notamment en matière de cybersécurité et de respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD). » 

En fin de mandat, il faudra « organiser une récupération exhaustive »  de tous les éléments physiques tels que clés, badges d’accès, cartes à puce. Puis organiser la clôture des comptes informatiques des élus, dans un délai que le guide fixe à « 48 heures après la fin officielle du mandat » . Il est également d’une extrême importance de clôturer définitivement les accès à distance tels que les connexions VPN et de révoquer les certificats de signature électronique et autre délégations numériques. Sans oublier de récupérer le matériel (ordinateurs portables, smartphones, clés USB, disques externes, etc.

Élections et statut de l’élu 

Les chapitres suivants du guide sont plus connus : notamment celui sur l’organisation du scrutin lui-même et les règles de communication pré-électorales. 

Une partie du guide est consacrée à l’installation du nouveau conseil municipal et aux premières mesures. Ces étapes sont décrites avec précision, depuis la convocation de la nouvelle assemblée jusqu’au déroulé de la séance. 

Le reste du guide est consacré au mandat lui-même et rappelle les règles essentielles de l’exercice du mandat (indemnités, frais, déclarations d’intérêt et de patrimoine, ressources humaines, etc.). Autant d’information que l’on retrouve de façon exhaustive dans le fameux guide « Statut de l’élu »  de l’AMF, disponible lui aussi gratuitement sur le site de l’association.

C’est donc la première partie du guide du CIG, consacrée à la transition, qui sera sans doute la plus utile aux élus en fin de mandat, en leur donnant de multiples conseils et recommandations, y compris sur le plan juridique, pour laisser derrière eux, au sens figuré, une mairie propre et bien rangée. 

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