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De nombreuses associations départementales de maires et bien des communes, individuellement, ont saisi ces derniers jours l’AMF pour lui faire part de leurs inquiétudes : à une semaine de la date butoir du 1er mai, elles ne parviennent pas à finaliser les démarches – obligatoires – auprès du CSN (Conseil supérieur du notariat), et celui-ci tarde parfois à donner des réponses aux interrogations des agents ou des élus. 

Ce que doivent faire les communes

Rappelons qu’à partir du 1er mai, les notaires vont officiellement exercer une nouvelle compétence : celle de réaliser les apostilles, puis les légalisations à partir du 1er septembre – démarches permettant d’attester, à l’étranger, la véracité de la signature ou du sceau d’un document officiel. Si, par exemple, un ressortissant français veut créer une entreprise à l’étranger et doit présenter des documents officiels, comme un certificat de naissance, ce document doit être certifié. Selon les pays, cette procédure de certification s’appelle une apostille ou une légalisation. 

Jusqu’à maintenant, la délivrance de ces certificats était effectuée par les parquets généraux ou le ministère des Affaires étrangères. Une ordonnance de 2020 a transféré cette compétence au notariat et a prévu la dématérialisation de la procédure. Elle entre en vigueur le 1er mai pour l’apostille et le 1er septembre pour la légalisation. 

En quoi les communes sont concernées ? Pour pouvoir délivrer l’apostille, les notaires doivent disposer d’un exemplaire de la signature de tous les officiers d'état civil (maires, adjoints ou conseillers municipaux) et agents disposant d’une délégation, afin de pouvoir la certifier. Les communes de plus de 3 500 habitants ont donc l’obligation, avant le 1er mai, de transmettre une version scannée des signatures concernées. Pour les autres communes, la transmission se fera au fil de l’eau. (Pour plus d’information, les lecteurs peuvent se référer à la FAQ corédigée par l’AMF, le ministère de la justice, le Conseil supérieur du notariat et la DGCL.) 

Or, selon le secrétaire général du CSN, joint hier par Maire info, le Conseil ne dispose, à ce jour, que de 11 500 signatures. On ignore ce que cela représente en nombre de communes – beaucoup d’entre elles devant envoyer plusieurs signatures – mais il est certain qu’à quelques jours de la date butoir, on est encore très loin du compte. 

Dysfonctionnements 

Que s’est-il passé ? Rappelons que la procédure s’est déroulée en plusieurs temps. D’abord, chaque commune (y compris celles de moins de 3 500 habitants), a dû, avant le 15 mars, déclarer un ou plusieurs « référent(s) apostille »  auprès du CSN, via un formulaire informatique fourni par ce dernier. Ce ou ces référent(s), élus ou agents, seront l’interface entre la commune et le CSN. 

Selon les informations transmises par le CSN à l’AMF, une fois les référents désignés, il ne leur restait plus qu’à alimenter la base de données de signatures. 

Sauf que, premier problème, une étape supplémentaire devait être effectuée entretemps par les référents : créer un compte ProConnect, géré par la Dinum, et permettant par la suite de s’identifier sur la base de données du CSN. Beaucoup d’agents ou d’élus, ignorant cette obligation, n’ont pas réussi à s’identifier pour alimenter la base de données. 

De plus, beaucoup de communes ont demandé de l’aide au CSN pour effectuer la démarche, et ont reçu en réponse un mail leur indiquant qu’après avoir référencé leur référent, elles ne pourraient se connecter à la base de données des signatures publiques qu’au bout de « deux à trois semaines ». Certaines communes, n’ayant réussi que tardivement à identifier leur référent, se sont inquiétées du fait que ce délai leur ferait dépasser la date butoir du 1er mai. 

Au CSN, on reconnaissait hier un certain nombre de « dysfonctionnements »  – par exemple des communes ayant tenté de créer un compte ProConnect sans avoir désigné de référent. Ces dysfonctionnements « ont créé un engorgement », explique à Maire info Justin de Bailliencourt, secrétaire général du CSN. Bien qu’ayant alloué des moyens humains supplémentaires pour cette période de transition, le CSN a été « débordé ». 

Pas de sanctions

Mais le secrétaire général du CSN se veut rassurant et estime que tout va rentrer dans l’ordre « au fil de l’eau » . Il rappelle « qu’aucune sanction »  n’est prévue par la loi pour les communes de plus de 3 500 habitants qui n’auraient pas alimenté la base de données au 1er mai, même si elles en ont l’obligation légale. Il y aura donc « bien évidemment une tolérance »  pour les communes qui n’y seraient pas encore parvenues. 

Reste qu’à compter du 1er mai, les notaires auront la compétence de la délivrance de l’apostille. S’ils reçoivent une demande concernant un document émis par une commune qui n’a pas encore fourni un exemplaire de signature, l’un des 15 centres régionaux du CSN « prendra contact avec la commune concernée pour obtenir la signature » . Le Conseil supérieur promet « d’épauler »  les communes en difficulté « pour accomplir les trois étapes ». 

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