État civil: les grandes villes acceptent de «dématérialiser» mais « sans alourdir la charge de travail des agents»

Les maires de grandes villes ont été consultés par l’Agence nationale des titres sécurisés (ANTS) et le ministère de la Justice sur leur pratique de la dématérialisation des échanges de données d’état civil entre administrations. Selon la lettre "Grandes Villes Hebdo" (24/6), le premier objectif du projet est, dans le cadre de l’instruction des passeports biométriques, de «sécuriser» les échanges de données d’état civil afin d’éviter la fraude à l’identité. Le dispositif conçu par l’ANTS vise à faire remplir les demandes de passeport (bientôt de cartes d’identité - CNIE) par les usagers sur un formulaire internet, les données étant ensuite acheminées aux mairies via un réseau sécurisé. Il reviendra alors aux officiers d’état civil de vérifier les données en les comparant avec celles figurant dans les registres, de les compléter au besoin, puis de les signer numériquement l’extrait d’acte d’état civil avant de le renvoyer à l’ANTS. A l’occasion des réunions organisées par l’ANTS et le ministère de la Justice, les représentants des grandes villes ont noté que, «tout en adhérant aux objectifs de simplification et de dématérialisation, les villes estiment que le dispositif, tel qu’il est conçu, risque de se traduire par un alourdissement des tâches pour les officiers d’état civil.» Aujourd’hui, la plupart des grandes villes ont dématérialisé leurs actes d’état civil sous forme d’images (scan) et non de données (saisie). «Même si il est envisagé dans le dispositif ANTS de faire peser en partie la charge de la saisie sur les usagers (formulaire Cerfa pré-rempli en ligne), la comparaison des données à l’écran avec les registres, et la ressaisie des données prendra du temps. La ville de Paris a ainsi estimé que la saisie des actes représenterait la création de 45 emplois. Aussi beaucoup de villes souhaiteraient pouvoir, au moins transitoirement, continuer à transmettre des copies d’actes scannés et non des données.» Les grandes villes ont par ailleurs souhaité que «le dispositif de signature électronique soit aussi simple que possible pour ne pas alourdir, là encore, la charge de travail des agents. L’ANTS travaille du reste sur un système de parapheur électronique permettant de réaliser des envois groupés tout en signant séparément chaque extrait d’acte.» Enfin, il leur paraît «essentiel de ne pas concevoir un système dédié aux passeports et CNIE mais qui soit à même de répondre à l’ensemble des demandes de données d’état civil arrivant en mairie: notaires, caisses de sécurité sociale, INSEE, etc.» Chaque entité ayant des besoins de données spécifiques, il est «indispensable de saisir intégralement les actes avec leurs mentions marginales (mariages…). Ce coût de saisie doit cependant être partagé entre l’ensemble des entités bénéficiaires et ne pas reposer sur les seules communes. Il faut également que les protocoles et normes utilisées soient à même de répondre aux exigences de l’ensemble de la sphère état civil et que celles-ci s’imposent aux éditeurs de logiciels, sans coûts supplémentaires pour les communes.» "Grandes Villes Hebdo" signale que l’association a écrit au ministère de la Justice pour lui faire part des remarques des grandes villes. «A ce jour elle n’a pas eu de réponse.» Pour accéder à la publication, voir lien ci-dessous (PDF, 74 Ko).

Suivez Maire info sur Twitter : @Maireinfo2