Saisine par voie électronique : une circulaire pour préciser les règles

Une intéressante circulaire vient d’être rendue publique sur le sujet de la SVE, la saisine par voie électronique. Le directeur général de collectivités locales, Bruno Delsol, et le directeur de la modernisation et de l’action territoriale, Alain Espinasse, y rappellent les règles de ce nouveau dispositif et précisent certains points restés flous jusqu’ici.
Rappelons que depuis le 7 novembre dernier, la possibilité de saisir une administration par voie électronique a été étendue aux collectivités territoriales. Un certain nombre de décrets sont venus compléter le dispositif, pour le préciser ou le simplifier. La circulaire qui vient d’être publiée fait le point sur les nouvelles règles.
Il est rappelé que désormais, tout usager peut saisir une administration par voie électronique – c’est-à-dire par mail – « sans que celle-ci puisse exiger de répéter la demande sous une autre forme ». L’administration n’est toutefois « pas tenue » de répondre par la même voie, elle peut répondre par voie postale.
Un décret du 20 octobre 2016 est venu compléter le dispositif en fixant de nouvelles obligations : celle, pour les usagers, de s’identifier auprès de l’administration ; celle, pour l’administration, d’informer les usagers des téléservices qu’elle met en place ; celle enfin, pour l’administration, de mettre en place une procédure d’accusé de réception électronique (ARE). Le délai d’envoi de cet accusé a été porté à 10 jours ouvrés au lieu de 7 auparavant. « Lorsque l’ARE n’est pas instantané, un accusé d’enregistrement électronique (AEE) qui acte le jour et l’heure de la réception, est adressé à l’usager dans un délai d’un jour ouvré à compter de la réception ». La circulaire fournit, en annexe, des modèles d’ARE et d’AEE.
Un certain nombre d’exceptions existent, autrement dit des démarches qui pour l’instant ne peuvent être faites par voie électronique. Elles sont listées dans un décret du 4 novembre 2016 (téléchargeable ci-dessous). En principe, ces exceptions ne valent que jusqu’au 7 novembre 2018.
Concernant la lettre recommandée électronique enfin (LRE), dans le cas d’une réponse de l’administration à un usager, elle fera l’objet d’un décret à venir. En attendant, « les administrations sont invitées à continuer d’utiliser des lettres recommandées avec avis de réception sous un format papier pour les notifications qu’elles doivent adresser aux usagers les ayant saisies par voie électronique ».
L’annexe 5 de la circulaire répond à une série de questions fréquemment posées depuis la mise en place de ces procédures. L’une de ces réponses est à noter : une commune ne peut pas être considérée comme « un usager » dans ses relations avec une autre collectivité. Les collectivités territoriales font en effet partie des « autorités administratives ». Dès lors, souligne la circulaire, « les collectivités territoriales peuvent saisir une préfecture par la voie électronique uniquement pour formuler des demandes d’information et non pour procéder à d’autres démarches », comme les dépôts de dossier d’agrément ou de financement. Télécharger la circulaire, le décret sur les exceptions et la fiche pratique réalisée par Maire info.